Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad describe cómo Las Arecas (nuestro nombre comercial; en adelante "nosotros") recopila, usa, comparte, conserva y protege la información personal en la plataforma interna de gestión de departamentos y servicios relacionados (el "Servicio"). Operamos esta plataforma para administrar departamentos en renta en Mérida, Yucatán, México, incluyendo reservas, huéspedes, cobros, documentos, agenda y comunicaciones. El responsable del tratamiento de los datos personales es la empresa titular de la marca "Las Arecas".

Esta política se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México y demás normativa aplicable. Explica qué datos recopilamos, con qué finalidad y base legal, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Al usar el Servicio o conectar tu cuenta de Google, aceptas las prácticas aquí descritas.

1. Información que recopilamos

Recopilamos únicamente la información necesaria para operar y prestar el Servicio. Según el tipo de usuario y la operación, tratamos las siguientes categorías:

• 1.1 Cuenta y acceso (personal y administradores): nombre, correo electrónico, contraseña (que almacenamos siempre como hash irreversible, nunca en texto plano), rol, área o departamento, permisos y preferencias. Si inicias sesión con Google, recibimos un identificador de cuenta y los datos básicos de tu perfil (nombre, correo y foto).
• 1.2 Contacto: número de teléfono y cuenta de WhatsApp (del personal y, cuando aplica, de huéspedes o clientes), para la operación y la comunicación.
• 1.3 Identificación oficial y documentos: cuando la operación lo requiere (por ejemplo, registro de huéspedes), podemos recopilar y almacenar documentos de identificación oficial (como INE o pasaporte) y comprobantes o documentos soporte que el huésped o el personal suban a la plataforma. Estos documentos solo se solicitan cuando aplica y para la finalidad operativa o legal correspondiente.
• 1.4 Reservas y estancia: fechas de entrada y salida, número de huéspedes, departamento asignado, nombre de los huéspedes, notas de la reserva, tareas y actividades operativas.
• 1.5 Cobro y facturación: montos, conceptos, estado de pago, método de pago (efectivo, transferencia o tarjeta) y los comprobantes, recibos o facturas (archivos) asociados. No almacenamos números completos de tarjeta ni códigos CVV; cuando interviene un pago con tarjeta, lo procesa la institución bancaria o el proveedor de pagos correspondiente conforme a sus propias políticas.
• 1.6 Comunicaciones: mensajes intercambiados por WhatsApp, notas internas y solicitudes de soporte.
• 1.7 Datos de uso y técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, registros de actividad y de seguridad, y datos de diagnóstico, para mantener la seguridad y el correcto funcionamiento del Servicio.
• 1.8 Datos de Google (Calendar): los descritos en la sección 4, únicamente cuando un administrador conecta voluntariamente su cuenta de Google.

Datos de terceros. Parte de la información de huéspedes o clientes la captura el personal de Las Arecas dentro de la operación. En esos casos, quien captura los datos debe contar con la base legal correspondiente frente a sus titulares.

No solicitamos ni recopilamos categorías especiales de datos (salud, origen étnico, creencias, etc.) que no sean necesarias para la operación.

2. Cómo y para qué usamos la información

Usamos la información para las siguientes finalidades, cada una amparada en su base legal:

• Prestar y operar el Servicio: gestionar reservas, huéspedes, departamentos, cobros, documentos y comunicaciones. Base legal: relación contractual.
• Autenticar usuarios y proteger la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y accesos no autorizados. Base legal: interés legítimo y relación contractual.
• Sincronizar el Calendario interno con Google Calendar cuando lo autorizas expresamente. Base legal: tu consentimiento.
• Enviar avisos operativos, recordatorios y notificaciones relacionadas con el Servicio. Base legal: relación contractual.
• Atender solicitudes de soporte, cumplimiento y derechos de privacidad. Base legal: consentimiento y obligación legal.
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y de seguridad. Base legal: obligación legal.
• Mejorar las funciones visibles de la plataforma (por ejemplo, corregir errores y optimizar flujos de trabajo). Base legal: interés legítimo.

No usamos la información para finalidades secundarias como publicidad, prospección comercial, marketing o elaboración de perfiles de consumo. Si en el futuro quisiéramos usarla para una finalidad distinta, te pediríamos tu consentimiento nuevamente.

3. Con quién compartimos la información

No vendemos, rentamos ni cedemos tu información personal. Solo la compartimos con los siguientes proveedores y en los siguientes supuestos, y únicamente en lo necesario para operar el Servicio:

• Infraestructura y base de datos: proveedores de nube y de base de datos administrada (por ejemplo, Google Cloud y el proveedor de la base de datos Postgres) que alojan la plataforma y la información.
• Mensajería: WhatsApp / Meta, para enviar y recibir las comunicaciones de la operación.
• Google Calendar: cuando el administrador autoriza la conexión, conforme a la sección 4.
• Proveedores de apoyo: servicios de correo transaccional, generación de PDF, antivirus y monitoreo de errores.
• Autoridades y obligación legal: cuando la ley lo exija o para proteger derechos, la seguridad y la integridad del Servicio.
• Profesionales: asesores legales, contables o auditores sujetos a deber de confidencialidad.

Todos los proveedores actúan como encargados o subprocesadores bajo contratos u obligaciones que exigen confidencialidad y medidas de seguridad razonables, y tratan los datos solo conforme a nuestras instrucciones.

4. Uso de datos de Google Calendar

Cuando un administrador conecta voluntariamente una cuenta de Google al Calendario de Las Arecas, la app solicita los siguientes permisos (scopes) de la API de Google:

Datos de Google a los que accedemos. Al conectar tu cuenta accedemos únicamente a tu nombre, tu correo electrónico, tu foto de perfil y los eventos y calendarios de tu cuenta de Google (Google Calendar) a los que la app necesita llegar para la agenda interna. Los permisos de la tabla describen exactamente ese alcance: nada más.

Cómo los usamos. Usamos esos datos solo para proveer y mejorar la funcionalidad visible de la agenda interna de Las Arecas: crear, editar, ver y sincronizar eventos (reservas, tareas y actividades operativas) entre la plataforma y el calendario compartido que el administrador elija, y para autenticar la conexión. No los usamos para ningún otro fin.

Con quién los compartimos o transferimos. No transferimos ni divulgamos tus datos de Google a terceros para fines distintos a los descritos en esta política. Solo se comparten con los subprocesadores necesarios para operar el Servicio (por ejemplo, el proveedor de infraestructura en la nube y el proveedor de base de datos), sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, o cuando la ley lo exija o para proteger la seguridad del Servicio. El resto del personal solo accede a lo estrictamente necesario para su función.

Lo que no hacemos: IA/ML, publicidad y venta. Los datos obtenidos de las APIs de Google Workspace y Google Calendar no se usan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático (IA/ML), ni personalizados ni no personalizados. Tampoco se usan para publicidad, anuncios personalizados, venta o reventa de datos, evaluación crediticia (score crediticio) ni para elaborar perfiles de consumo. No compartimos estos datos con terceros con fines de marketing.

Cumplimiento de las políticas de Google. El uso que Las Arecas hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular: (a) solo usamos los datos para las funciones visibles descritas en esta política; (b) no los transferimos a terceros salvo lo necesario para prestar el Servicio, por seguridad o por obligación legal; (c) no los usamos para publicidad; y (d) no permitimos que personas accedan a ellos salvo que sea necesario para operar el Servicio, por seguridad o por obligación legal.

5. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener la sesión, recordar preferencias (como el tema claro/oscuro) y proteger la plataforma contra fraudes y accesos no autorizados. Estas tecnologías no se usan para publicidad comportamental. Puedes bloquear o eliminar cookies desde tu navegador; algunas funciones de inicio de sesión podrían dejar de funcionar.

6. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información, entre ellas cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo a cargo de nuestros proveedores de infraestructura, contraseñas almacenadas como hash, control de acceso basado en roles, autenticación del personal, registros de auditoría y de seguridad, respaldos, análisis antimalware de los archivos subidos y almacenamiento privado de los archivos. Estas medidas protegen de forma explícita los datos de Google a los que accedemos (nombre, correo, foto de perfil, calendarios y eventos) y, en particular, los tokens de acceso, que se almacenan cifrados y segregados, y se usan únicamente para las funciones autorizadas. Los registros de seguridad no incluyen contraseñas, tokens ni datos personales innecesarios. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos de forma continua para reducir riesgos.

7. Retención y eliminación de datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales. En general:

• Cuenta y acceso: mientras exista una relación activa con la empresa y, después, durante los plazos legales o contractuales aplicables.
• Reservas, estancia y cobro/facturación: durante la relación y, posteriormente, durante los plazos legales, contables y fiscales aplicables (por regla general, hasta 5 años).
• Identificación oficial y documentos: solo el tiempo necesario para la finalidad que los motivó y, en su caso, durante el plazo legal aplicable.
• Comunicaciones y archivos: mientras la relación esté activa o sean necesarios para la operación; puedes solicitar su eliminación conforme a esta política. Los archivos subidos se analizan con antivirus y se almacenan en un entorno privado.
• Datos de uso y registros técnicos y de seguridad: por periodos limitados y, después, se eliminan o anonimizan.
• Datos de Google Calendar: los tokens de acceso y la información de sincronización se conservan únicamente mientras la conexión con Google permanezca activa. Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde tu cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions o desconectando la cuenta desde el panel de Calendario. Al revocar el acceso, eliminamos los tokens de nuestras bases de datos y dejamos de sincronizar de inmediato; los eventos ya creados en tu calendario de Google siguen siendo tuyos y puedes borrarlos desde Google.

Una vez concluidos los plazos, los datos se eliminan de nuestras bases de datos o se anonimizan de forma irreversible.

Solicitudes de eliminación: puedes solicitar la eliminación de tus datos personales a través de nuestro formulario de eliminación de datos o escribiendo a DinoCodeAdvisor@gmail.com con el asunto "Solicitud de eliminación de datos". Verificaremos tu identidad y atenderemos la solicitud en un plazo máximo de un mes.

8. Tus derechos (ARCO)

Como titular de datos personales puedes ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como revocar el consentimiento que hayas otorgado, limitar el uso o divulgación de tus datos y solicitar su portabilidad cuando sea aplicable. Para ejercerlos, usa el formulario de eliminación de datos o escríbenos a DinoCodeAdvisor@gmail.com indicando tu nombre, los datos sobre los que ejerces el derecho y el derecho que deseas ejercer. Atenderemos tu solicitud en un plazo máximo de un mes y, si no fuera procedente, te explicaremos el motivo. También puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos que te corresponda (en México, el INAI).

9. Menores de edad

El Servicio es una herramienta interna de uso laboral y no está dirigido a menores de edad. No recopilamos conscientemente datos de menores.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de última actualización. Si los cambios son relevantes, lo notificaremos por los canales habituales.

11. Contacto

Para dudas sobre esta política, sobre el tratamiento de tus datos o para ejercer tus derechos, escríbenos a DinoCodeAdvisor@gmail.com.